Aby zapewnić skuteczność prawną transakcji oraz poczucie bezpieczeństwa klientów rzetelny pośrednik wymaga od właściciela kompletu dokumentów potwierdzających stan prawny zgłaszanej nieruchomości.

Osoba zgłaszająca się do pośrednika powinna na wstępie udokumentować swoją tożsamość. Bez wątpienia dokumentem, potwierdzającym tożsamość zgłaszającego się do Biura właściciela, jest dowód osobisty. Jeśli działa on w imieniu osoby prawnej (np. spółki z o.o, fundacji czy stowarzyszenia) koniecznym będzie przedłożenie odpisu z KRS, na podstawie którego pośrednik ustali, czy osoba zgłaszająca się do Biura jest rzeczywiście uprawniona do reprezentowania danego podmiotu.

Następnie każdy właściciel bądź reprezentant powinien przedstawić dokumenty dotyczące stanu prawnego i faktycznego nieruchomości. Podstawowym dokumentem określającym stan prawny nieruchomości jest Księga Wieczysta. Jest to dokument prowadzony dla nieruchomości, w którym odnotowywane są wszelkie zmiany prawne: zmiana właściciela, hipoteki czy obciążenia. Aktualnie wystarczy podać sam numer księgi wieczystej ponieważ przeglądanie ksiąg jest już możliwe w wersji elektronicznej przez internet na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Kolejnym ważnym dokumentem opisującym stan faktyczny i prawny jest wypis z rejestru gruntów i budynków, który właściciel nieruchomości może uzyskać w Starostwie Powiatowym (Urzędzie Miasta) właściwym dla położenia nieruchomości. Wypis ten jest dokumentem, który opisuje nieruchomość, a więc jej właściciela, położenie, obszar, oraz obręb ewidencyjny w jakim dana nieruchomość się znajduje.

W przypadku działek i gruntów bardzo istotne jest przeznaczenie terenu warunkujące przyszły proces inwestycyjny. Przeznaczenie gruntu pośrednik sprawdzi, uzyskując od właściciela wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (jeżeli dana gmina go uchwaliła) lub (w przypadku braku planu) decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

Równie istotnym dokumentem stwierdzającym prawo do rozporządzania nieruchomością jest tytuł prawny (notarialna umowa sprzedaży, darowizny, zamiany) na mocy którego uzyskaliśmy prawo własności. Podobny skutek nabycia własności może wynikać z prawomocnego postanowienia Sądu (np. w postępowaniu spadkowym).

W zależności od rodzaju nieruchomości będącej przedmiotem oferty należy posiadać następujące dokumenty:

Sprzedaż mieszkania stanowiącego spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:

- zaświadczenie ze spółdzielni o przydziale mieszkania lub numer Księgi Wieczystej w przypadku założonej Księgi Wieczystej,

- dowody osobiste właścicieli,

- zaświadczenie o braku zaległości czynszowych,

- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości

Sprzedaż mieszkania, domu lub lokalu stanowiącego odrębną własność nieruchomości:

- numer Księgi Wieczystej,

- dowody osobiste właścicieli,

- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości,

- wypis z rejestru gruntów i budynków,

Sprzedaż domu w trakcie budowy:

- numer Księgi Wieczystej,

- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości gruntowej,

- pozwolenie na budowę,

- dziennik budowy,

- dokumentacja techniczna budynku - projekt,

- dowody osobiste właścicieli,

- mapa geodezyjna

Sprzedaż nieruchomości gruntowej:

- wypis z rejestru gruntów

- numer Księgi Wieczystej

- mapa geodezyjna,

- zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego miasta lub gminy,

- akt notarialny lub inny akt własności,

- dowody osobiste właścicieli,

Oddanie w najem nieruchomości:

- numer Księgi Wieczystej,

- dowody osobiste właścicieli,

- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości,

- wypis z rejestru gruntów i budynków,